The parameters of Common Information Spaces (CIS)

Claus Bossen

The parameters of Common Information Spaces (CIS)

CIS er en måde at betragte et område, fællesskab eller system hvori der foregår udveksling af information eller koordination. CIS er en måde at anskue og analysere samarbejde.

I teksten tilbyder Bossen syv parametre hvorunder CIS kan karakteriseres. For at nå frem til en forståelse af hvad disse syv parametre dækker over, introducerer han dels CIS generelt, og dels arbejdet på en hospitals-afdeling. Hele vejen henviser han til eksempler fra litteraturen omkring CIS.

CIS generelt

CIS omhandler informationsbærere, hvordan mening er repræsenteret og hvorledes denne mening bruges af aktørerne i feltet.

I CIS antager man at aktører I et felt har behov for at koordinere sine aktiviteter i forhold til hvem, hvad, hvor, hvornår, i hvor lang tid, hvorfor osv. Denne koordinering kaldes articulation work. Det kan foregå på mange måde: Ansigt til ansigt, men kræver ofte samarbejdsmekanismer (mechanisms of interaction) da aktørerne kan være distribueret i både tid og rum.

Samarbejdsmekanismerne beskrives visse steder i litteraturen primært som fysiske artefakter som skemaer, tavler mv. men Bossen argumenterer for at det i høj grad også kan også organisatoriske strukturer, det han vælger at kalde immaterielle samarbejdsmekanismer (immaterial mechanisms of interaction), der kan dække over eksempelvis opgaver fordelt ud fra faggrænser, afdelinger mv.

CIS behandler fortolkning af information, idet kilde og modtager kan være adskilte i både tid og sted, hvilket kan give anledning til misforståelser. Bannon og Bødker har foreslået at dette problem imødegåes ved at al information pakkes med information om konteksten og rationale.

CIS handler om konstant at opnå fælles forståelser af information. Jo mere heterogent et miljø den aktuelle information skal forstås i, jo mere arbejde skal der til for at sikre en fælles forståelse, og undgå forviklinger.

CIS er hidtil blevet kategoriseret efter åbenhed, hvor eksempelvis et kontrolrum er meget lukket (få kendte aktører) mens WWW på den anden side er meget åbent (mange og ukendte aktører).

Man vurderer også CIS på i hvor høj grad der er tale om samme tid hhv. samme sted, idet dette er afgørende for hvordan og i hvor høj grad det er nødvendigt med articulation work.

Det er blevet argumenteret at en høj grad af geografisk nærhed og samtidighed er ikke nødvendigvis er ensbetydende med at der skal foregåmindre articulation work idet aktørerne kan have så forskellige roller og viden om hinandens arbejde, at fysisk nærhed og samtidig ikke giver fordele ved samarbejde, med mindre aktørerne er i stand til at fortolke hvad andre gør. Altså at der ikke opnås nogen særlig fordel ved fysisk nærhed i. I disse tilfælde, argumenteres det, opvejes tabet af fordel ved fysisk nærhed, ved at systemer har evne til at repræsentere den samme information på flere måder.

Bossen argumenterer dog for at selv i situationer hvor aktørerne er medlemmer af vidt forskellige webs of significance vil fysisk nærhed altid tilbyde langt bedre muligheder for at give fælles forståelse frem for øvrige tiltag.

Ikke pga. den fysiske afstand, men på grund af de mange flere muligheder der er for at sammenflette disse betydningsspind. Han giver senere i teksten en del eksempler. Eksempelvis kan vide hvor langt medicinudlevering er på afdeling, ved blot at se hvor de gule apotekskasser befinder sig (På bordet uåbnet – ikke påbegyndt, På bordet åbnet – i gang, På gulvet – afsluttet).

Han angiver en akse hvor der i den ene ende angives få kommunikationsmidler med lav intensitet, og den anden mange midler med høj intensitet og nævner som eksempel personer i maskin-støj der må nøjes med fagter, og i den anden ende personer samlet til et møde – eller alternativt aktører der fysisk ikke er nære, men som kan benytte sig af video, audio og dokumentudveksling.

Der kan i et CIS være tale om forskel ikke bare i størrelse på det område spacet omfatter, men også den intensitet hvormed det er nødvendigt at dele information for at opnå den tilstrækkelige koordination. Han nævner som eksempler igen et kontrolrum som et intenst sted i kontrast til et rensningsanlæg som et mindre intenst sted.

Hospitalsafdelingen

For at underbygge disse generelle betragtninger, og for at nå frem til de syv parametre, som han mener beskriver et CIS, giver han eksempler fra hverdagen på en kræftafdeling på et sygehus i Århus.

Jeg vil ikke her referere alle eksempler, da det derved bliver en næsten identisk gengivelse af teksten, men i stedet nøjes med nogle få udpluk.

En hospitalsafdeling benytter sig af artefakter som gennem mange år er udviklet til at sikre: akkumulering, transmission og koordination.

· Akkumulering af viden, således at der sikres en historik der er vigtig for at give den optimale behandling

· Transmission af viden, således at de som har behov for viden, har den til rådighed

· Koordination mellem faggrupper, således at behandling og pleje kan foregå så optimalt som muligt.

Disse artefakter inkluderer ikke kun den velkendte patientjournal, men også pleje-journal, medicinlister, vagtplaner, white-boardtavler til planlægning af stuegang mv.

En stor del af disse er til for at koordinere, han deler koordinationsværktøjerne i to kategorier, hvor de netop nævnte indgår i kategorien materielle koordinationsartefakter mens den anden kategori indeholder de immaterielle, og dækker over procedurer, rutiner og vaner (hvis man ved hvad en person plejer at gøre, kan man ved at se hvad personen gør nu, forudse hvad personen vil gøre efterfølgende)

Han inddeler koordinationsmekanismerne i tre brede kategorier:

· Personer

· Tid

· Rum (space) lokalitet, sted…

Personer

Forskellige faggrupper løser forskellige opgaver. Læger diagnosticerer og behandler, Sygeplejersker tager sig af den plejende del af behandlingen giver intravenøs medicin og generel pleje mens SoSu’er stort set kun plejer.

En del koordination er således implicit og skal ikke diskuteres, det er åbenlys hvem der skal eksempelvis diagnosticere eller vaske en patient. Men omvendt skal det tillæres af de implicerede for at kunne fungere. Inden for faggrupperne kan et formelt hierarki ligeledes føre til implicit koordinering af opgaver.

Men der er gråzoner hvor eksempelvis en meget gammel erfaren SoSu assistent med 20 år på afdelingen arbejder sammen med en uerfaren nyansat sygeplejerske.

Det er således nødvendigt, for at sikre afvikling af opgaverne, at man i en eller anden grad er opmærksom på dette forhold, og tager det i betragtning når opgaver planlægges og løses.

Tid

En døgnrytme på en sygehusafdeling er styret af vagter. Men ikke alle arbejder i samme takt. Læger arbejder typisk 8-16 med få på vagt mellem 16 og 8, mens sygeplejersker arbejder i treholdsskift med dag- aften- og nattevagter, dog med flest på arbejde i dagtimerne, hvor flest opgaver løses.

Læger overdrager vagter ved fortrinsvis at overdrage personsøgeren og dermed ansvaret for at modtage akutte patienter. Informationen overdrages (transmission) først og fremmest via patientjournalerne.

Sygeplejersker overdrager vagter ved at en fra det afgående hold briefer en fra det kommende. For sygeplejerskerne er plejejournalerne den vigtigste artefakt til transmission af viden

Det er et mål at en patient i løbet af en dagvagt fortrinsvis plejes af de samme personer, hvilket stiller store krav til koordinering, da ikke alle personer kan udføre alle opgaver.

Der foregår således en kontinuerlig koordinering og gøren status, og sygeplejerske tager ofte individuelle noter for at holde styr på opgaver.

Koordinationen af arbejde og transmission af information sikres således gennem briefinger, møder og en række artefakter som journaler, noter, arbejdsplaner mv.)

Fysisk rum (space)

En tredje katego er det fysiske rum

Patienterne fordeles af afdelingssygeplejersken efter en række kriterier som køn, plejekrav mv. Da patienterne løbende udskiftes er dette en kontinuerlig proces hvor ændringer løbende forekommer.

Der anvendes whiteboard til at skabe overblik og til at koordinere plejen for de enkelte patienter. Her angives bla. hvem der plejer hvem, hvilken pleje der skal udøves mv. Disse whiteboards tjener ikke blot til at koordinere, men spiller også en rolle når en kollega skal lokalisere en anden.

Til forskel fra A4-baserede planer, kan en whiteboard ofte aflæses på afstand.

Et andet aspekt er lokalisering af div. artefakter eksempelvis medicinplaner og journaler. Eksempelvis bringes journalerne med rundt ved stuegang. Hvis en anden skal bruge en journal, skal den fanges på gangen, men det kan være svært at koordinere. I stedet for at der skal søges på alle stuer, markeres på gangen hvor ”stuegangen” er nu, så det er lettere at finde. Denne status er dog usikker, idet det ofte glemmes, hvorved personalet er nødt til at gætte sig frem.

Dette gæt kan dog ofte hjælpes på vej af markeringer på whiteboard-tavlen, der af og til vedligeholdes under stuegang.

Et andet perspektiv i forhold til rum er placering og kommunikation af information til andre afdelinger. Patienter der ikke er udskrevet har man altid godt styr på, også selvom de er til undersøgelse på andre afdelinger. Mens placering af journaler er mere kompleks idet der er en del fejlkilder, samtidig med at selve forsendelsestiden også gør informationerne utilgængelige.

Efter denne indføring i en kræftafdeling på et sygehus sammenfatter han informationen. Derefter giver han sit bud på hvilke parametre man bør vurdere et CIS ud fra.

De syv parametre for CIS

1. Graden af distribution (af personer). I hvor høj grad personerne fysisk tæt på hinanden. Selvom fordelen ved fysisk nærhed ikke umiddelbart er tilstede ved større afstande, kan flere af disse opnås ved anvendelse af eksempelvis telefoni, dokumentudveksling, video mv.

2. Antallet af betydningsspind (webs of significance). Jo flere betydningsspind der er tilstede i et CIS, jo sværere vil det være at opnå fælles forståelse af den information som håndteres.

3. Behovet for artikuleringsarbejde (articulation work). Det arbejde som er nødvendigt for at koordinere er forskelligt. Nogle steder kan det klares over en kop kaffe, andre steder skal anvendes skemaer, tavler mv. for at sikre en tilfredsstillende afvikling af dagligdagen.

4. Forskellige kommunikationsmidler og intensiteten af kommunikationen. Den rigeste måde at kommunikere på er ansigt til ansigt. Hvor dette ikke er muligt, kræves andre former. Behovet varierer alt karakteren af arbejdet i det aktuelle CIS. Jo mere der bruges koordinationsmekanismer, og jo mere betydningsspindene overlapper, jo mindre behov vil der være for kommunikaiton.

5. Viften af koordinationsmekanismer. Nogle CIS kræver kun få koordinationsmekanismer mens andre anvender ekstremt mange. Nogle er tjeklister der angiver en rækkefølge, mens andre sikre at nødvendig information samles.

6. Immaterielle mekanismer. Det er forskelligt i hvor høj grad kendskab til vaner, arbejdsdeling og organisationsstrukturer betyder for afviklingen af dagligdagen i et CIS. Jo højere betydning jo vigtigere er det at sikre at alle har forudsætninger og kender detaljer. Samtidig giver selv meget lidt information, mulighed for at uddrage en status.

7. Behovet for præcis og hurtig fortolkning af information. Ikke alle steder har lige stort behov for hurtig og præcis tolkning af information. En skadestue stiller langt større krav hertil end eks. et rensningsanlæg med langvarige processer.

Det er Claus Bossens intention at ovenstående syv parametre kan danne rammen om analyse af forskellige arbejdssammenhænge, og således anvende CIS-begrebet i analysen.

Der har tidligere været tilløb til at definere en typologi, men Bossen argumenterer at variationen vil være alt for stor, og at de nævnte syv parametre i stedet udgør et stærkere analyseværktøj.