Gruppediskussion 31.10.08 på seminar

Gruppesamtale

 

Om erfaringer i it på kurset

Weblog bruges, men vi får ikke diskuteret vores indlæg – til gengæld ser vi dem som værdifulde til senere brug, og det er også godt at vi kan udnytte tags.

Vi drøftede at tage fat i vores indlæg igen og sætte flere tags på efter dette seminar – fx om artikler har fokus på det kognitive eller konstruktivistiske.

Vi kunne måske også have brugt en wiki-løsning – især i opgaveskrivning; men der er også en grænse for tid til rådighed til eksperimenter.

Bookmarks på delicious: Har mest gjort det få at prøve øvelsen, men er ikke blevet en integreret del af hverdagen endnu.

 

Hvordan deles viden til personer i en konstruktionsproces

-       Spørgsmål/svar, diskussionsforum

-       Teoretisk: konstruktion sker løbende, assimilation – finde nye kognitive skemaer, akkumulation

-       Akkumulere: indiske brylluper kontra DK, de kognitive skemaer – hvornår og hvor meget skal der til, før vi danner nye skemaer

-       Et valg om vi er bevidste om at der skal konstrueres

 

Hvordan udvikles en fælles reference ramme

-       Kontekstualisere, men hvordan ved vi om vi har samme referenceramme

-       Forhandle, start med at skabe egen og fælles erkendelse om at der er flere virkeligheder…

-       Verifikation – ved jeg at modparten har samme referenceramme

 

Kan man de-konstekstualisere

-       Eksempel på landkort – litteratur eksempel om kort over museum

-       Modsat, google maps  -   vi synes ikke, at vi selv i den reneste form af kort kan se, at det kan stå uden kontekst – i hvert fald brugbarheden af et kort

-       Triangulere… - det de-konstektualiserede kan så kræve at du står med flere omkringliggende kontekster, der kan hjælpe til at pejle dig ind på essensen.

o   At kunne de-konstektualisere, kræver at du kender de flere forskellige omkringliggende kontekster, så du kan skelne kontekst fra den rene ide.

-       Shared view, forhandler mening – kan noterne på et whiteboard bruges af andre efter et møde?

 

Viden i proces til via gennem proces

Dem der var med i processen, kender konteksten.

Nogen i kredsløbet har måske kun interesse for produktet (læs: svar)

Facilitering er vigtigt!!

Principper

Ud fra teksterne til 2. seminar (både til første og anden seminardag) tegner der sig nogle fællestræk som vi mener kunne kandidere til at være principper der kobler teori og praksis.
Det følgende er et forsøg på at liste disse. Indlægget her vil vi alle tre redigere i, og tjener dermed også som et rigtigt web 2.0 eksperiment med noget collaborative writing.

Kontekst/Kultur - Viden opstår i en kultur. Viden er kontekst bestemt. At se på viden som andet og mere end eksplicit har fx haft sammenhæng med verdensanskuelser fra religion og videnskab.

Situeret viden/Situeret læring - Brown, Collins og Duguid påstår at den rigtige måde at lære (tilegne sig viden) på, er ved at arbejde realistisk med problemstillingen (i modsætning til lærebogs-baseret læring). Saltjö om at lære via leg.

Situeret i en praksis - viden udtrykt i redskaber eller gennem udførelsen af en praksis er lettere at dele - relation til tavs viden
Et godt videndelingsværktøj virker som en forlængelse af hjernen (referencer til CSCW/CIS teksterne, Wackerhausen, Saltjö)

Tavs viden opstår, automatiseret, anvendes ubevidst, er svær at redegøre for, kan hænge sammen med redskaber (huske telefonnr. Kræver at man fører fingrene over et tastatur). Wackerhausen ser ekspertens tavse viden som en formel og 'uforklarlig' for eksperten selv, da den sætter sig som en neuralt mønster.

Mediering er vigtig - Den måde viden deles på - en relation til redskaber.
Også personhenførbarhed (eks. via billeder) giver mulighed for bevidst eller ubevidst kildekritik. Personliggørelse giver endnu et lag til tolkningen. Aktivt valg om mediering - er det op til modtageren at fortolke, eller skal et stykke viden pakkes med kontekst, så en bestemt mediering opnås?

Sprogets betydning - referencer i Saltjö, Wackerhausen og Suchman. Specialet ved tilegnelse af skolar viden er sproget vigtigt, gælder både tale og skriftsprog.

Metodeapparatet til etablering af videndeling kræver at man tænker ud af boksen i forhold til traditionel udvikling, Bossens syv parametre kan være et svar til Grudins advarsel om at tænke traditionelt og giver et framework der kan bruges til design.

Viden er et strategisk parameter og har en livscyklus (Doughnut teksten)
Knowledge Management er en strategisk parameter, der skal styres som alle andre væsentlige organisatoriske parametre i en virksomhed. Det vil sige at KM skal organiseres og tilrettelægges. Vigtigt er her at der er tale om en styrinng der netop lader 'praktikerne' få plads til at videndele om deres praksis, og så sikre at der skabes værdi af det andre steder i organisationen.

---

Spørgsmål:
Er hele den flexibilitet CIS værktøjer, vi, og teksterne tager for givet en vestlig kulturelt betinget ting??

Er der tale om en særlig skole hvor teksterne hører hjemme. Alle virker meget enige og bekræfter hinanden på kryds og tværs, referer til hinanden og skriver endog artikler sammen på kryds og tværs??

Hvordan udtales Duguid?

Vi synes Suchman artiklen er svær og vil gerne have den gennemgået på seminaret.

Videnstrategi - findes der modeller for hvordan videnstrategi kobles til virksomhedsstrategi?
Kan doughnutmodellen kobles til Lean principper, hvor praksis erfaring anvendes til at implementere forbedringer i processer?

Møde d. 23. oktober

hej med jer
Jeg har nu lagt noterne til Wenger og Saltö ind på bloggen - det er identisk med det I fik på mail for 2 uger siden.

Vi mødet i aften kl 20 - jeg foreslår samme møderum som sidst og med samme kode - hvis vi ikke har gemt oplysningerne, så send mig lige en mail, så får I data i løbet af dagen.

mange hilsner
Lis

Saltjö kap 4 og 6

Saltjo- kapitel 4

Essensen af artiklen er at mennesket anvender fysiske og sproglige redskaber og at disse skal ses som en del af vores fysiske og intellektuelle viden. Artiklen har et sociokulturelt syn på viden.

Hvad er viden
Viden er en form for dekonstektualisering, hvor verden kan forstås på nye måder. Viden er tæt forbundet med kulturelle værdier og etiske antagelser, dvs samme situation tolkes- forstås ikke på samme måde af alle personer.
At lære er at kunne tilegne sig måder til at formulere og forstå virkeligheden og til at kunne anvende dette til praktiske formål.

Hvordan kan viden deles
Viden kan deles ved kommunikation og gennem forståelse af praksis. Når praksis forstås er det nemmere at forstå teorien bag praksis.
Sproget er en væsentlig faktor for at kunne dele viden.

hvordan konstrueres viden
Ofte gennem brug af redskaber - udvikling via praksis og overførsel af resultater fra et område til et andet ex løftestangsprincippet.
Ved brug af sproget - sproget som redskab til mediering
Viden konstrueres i den kontext man befinder sig i - et sprogligt udtryk kan afhængigt af kontexten have forskellig mening.

hvad kan deles
Viden der kan udtrykkes i praksis - eksempelvis redskaber kan deles. Viden der kan udtrykkes sprogligt kan deles.
Private oplevelser kan ikke videns deles, men vi kan fortælle om dem. Oplevelser kan have forskellig betydning afhængig af egne baggrund, viden mm.
Generelt kan vi som individer kun tilegne os en lille del af den viden og de færdigheder som kollektivet råder over.

hvordan organiseres og tilrettelægges videndeling
Beherskelse af sproglige og intellektuelle redskaber har stor betydning for læring og udvikling.
Mediering er et vigtigt element.

Spørgsmål og principper
Findes der metoder til at afdække effekten af indførelse af et redskab? Nogle redskaber viser sig at have mere vidtrækkende virkning end der var tænkt.
Anvendelse af redskaber/værktøjer skal ses som en del af den viden et menneske har – der er ikke helt klare grænser som den viden mennesket har og den viden der ligger i værktøjet.

Saltjo- kapitel 6
Mennesker lærer og agerer ud fra den viden de har og den situation de befinder sig i.

Hvad er viden
beherskelse af sammenhænge - at være i besiddelse af både viden og færdigheder men også at kunne afgøre hvad der er relevant i forskellige sammenhænge.

Hvordan kan viden deles
Læring sker og viden deles indenfor rammerne af virksomhedssystemer - historiks udviklede institutioner eller fag, traditioner, social praksis, viden mm
Handlinger sker inden for disse virksomhedssystemer og består af operationer som er de enkelte aktiviteter, når disse udføres i praksis.
I undervisningssystemet er læring og vidensdeling baseret på en sproglig tradition hvorfor det er væsentligt her at beherske sproget såvel verbalt som skriftligt.

Hvordan konstrueres viden
Viden konstrueres i den kontext vi er i, vi handler i den kontext vi er i og viden konstrueres her og i et samspil med den.
Praksis viden erhverves nedefra og op - gennem praktisk udførelse der bliver til generaliseringer
Abstrakt viden tilegnes oppefra og ned dvs ved præsentation, der forankres i individet.

hvad kan deles
Tavs viden feks fingerspidsfornemmelse kan ikke deles.
Fuld automatiserede handlinger kan være svære at dele da den person der udfører dem ikke er bevidst om hvad han gør

hvordan organiseres og tilrettelægges vidensdeling
Det skal ske gennem den kontext vi er i - en forståelse af konteksten øger forståelsen markant eks. børns leg dvs at det relateres til noget for målgruppen velkendt.

Der skal tages højde for målgruppen, brug erfaring mm - målgruppen kan have forskellige perspektiver og dermed opfatte ting meget forskelligt og forskelligt fra den der skal formidle tingene.

Dougnut

Doughnut
Wenger

Artiklen giver en model for Knowledge Management. Den ser viden som en strategisk parameter, der skal styres som alle andre væsentlige organisatoriske parametre i en virksomhed. Modellen er baseret på en doughnut - et hjul, der tager afsæt i strategien, opstiller videndomæner, fællesskaber for vidensdelen, praksis for anvendelse af viden for herigennem at opnå performance, som igen bruges som læring, der skal deles og ses i et videre perspektiv, der kan påvirke strategien.

Hvad er viden
Et strategisk aktiv og mere end blot information. Viden er mere end blot individuelle erfaringer, det er hvad fællesskabet har akummuleret over tid for at forstå verden og kunne agere effektivt i den.

Hvordan kan viden deles
Ved brug af Dougnut modellen
Brug af fællesskaber og tværorganisatoriske grupper, i dialog mellem forskellige fællesskaber.
Gennem implementering af læring og ændring i praksis.

hvordan konstrueres viden
Ved aktiv dialog med andre praktikere på området. Communities of praksis kan ses som en social vidensfabrik.
Gennem anvendt praksis udvikles viden og det fordrer erfaring af kunne udvikle viden.

hvad kan deles
Alt hvad der kan lægges ind i ændret praksis kan deles meget bredt.
det er ikke problemlæst - se key issues side 5.

hvordan organiseres og tilrettelægges vidensdeling
Doughnut modellen ses som livscyklus i virksomhedens vidensdelen og anvendes dermed som grundlag for organiseringen af videns opsamling og deling. dvs opstilling af domæner, faglige fællesskaber og gennemførelse i praksis. For hvert domæne skal der være der skaber fællesskaber der tager hånd om viden i domænet.

Spørgsmål og principper

Basis for udarbejdelse af videnstrategi. Hvordan skabes kobling til virksomhedsstrategi?
Kan modellen kobles til Lean principper, hvor praksis erfaring anvendes til at implementere forbedringer i processer?

Måske anvendes til egne opgaver - Alkas strategihjul koblet med doughnut, samtidig med synliggørelse af hvor og hvordan Lean placeres i denne sammenhæng.

Tekstoverblik, andet seminar

Overblik over teksterne til 2. seminar

[Dette indlæg må meget gerne revideres!]

Schmidt og Bannon: Taking CSCW Seriously

Et forsøg på at fokusere hvad CSCW egentligt handler om, og definere begrebet i forhold til tidligere definitioner, reel praksis og fremtiden for området.

Bannon & Bødker, Constructin CIS

Er en grundlæggende tekst der introducerer til CIS

Heath and Luff: Collaboration and control

Artiklen diskuterer muligheden for at anvende kendt udvikling fra det sociologiske område, såsom analyse af organisatorisk styring og socialt samspil, som basis for design og udvikling af værktøjer og teknologi til at understøtte samarbejde.

Artiklens gennemgående Case er et kontrol rum i Londons undergrundsbane.

Bossen: The parameters of Common Information Spaces (CIS)

En tekst referer til Bannon og Bødker og bygger videre på CIS begrebet.

CIS er en måde at betragte et område, fællesskab eller system hvori der foregår udveksling af information eller koordination. CIS er en måde at anskue og analysere samarbejde.

I teksten tilbyder Bossen syv parametre hvorunder CIS kan karakteriseres. For at nå frem til en forståelse af hvad disse syv parametre dækker over, introducerer han dels CIS generelt, og dels arbejdet på en hospitals-afdeling. Hele vejen henviser han til eksempler fra litteraturen omkring CIS.

Brown, Collins and Duguid: Situated cognition, and the culture of learning

En tekst der kritiserer den klassiske forestilling om at læring er det der foregår i skolen. Læring skal situeres. Det foregår bedst ved at være en del af den kultur der udøver det som skal læres (mesterlære). I skolen lærer man alt for meget skolekultur.

Introducerer begrebet situeret læring, som Stolen knowledge bygger videre på.

Brown, Duguid – 1992, Stolen knowledge

Tekstens overskrift ’stolen knowledge’ henviser til at undersøge hvordan situeret læring kan operationaliseres. Stolen knowledge skal altså forstås som det at lære af andre – fx gennem fælles praksis – frem for klasseværelse undervisning/instruktion.

Orr

Tydelige links til Brown et. Al, hvor hun siger at Den generelle erfaring beriger viden med det der ikke kan forklares uden anvendelse af praksis. Hun taler om situeret læring.

Begreber:

o Viden (i manualer) skabes ud fra en formodning om hvad der er (bliver) relevant

o Motivation for videndeling

o Fælles kultur mellem afsender og modtager af viden

o Tre punkter omkring fortælling til vidensformidling

· Historien skaber forståelse for uklar problemstilling

· Detaljerne skal være væsentlige

· Fortællingen er situationsbestemt

Grudin: Groupware and social dynamics

Grudin ser på udviklingen fra tidligere mainframe og enkeltbruger systemer til design af groupware, og kommer med 8 forhold der giver særlige udfordringer I designet af løsninger.

Steen Wackerhausen, 1991 Teknologi, kompetence og vidensformer

Artiklen omhandler temaet om den rationelle tilgang til viden – bygget på en positivistisk tilgang til verden, som stammer fra vores stadig udvikling af redskaber (teknologi) til at løse problemer med samt den videnskabelige periode, hvor man troede på at alt kunne forklares rationelt.

Wackerhausen viser, hvordan begrebet tavs viden kan ses som en udvidelse til det traditionelle syn på viden og kompetencer, og fokuserer meget på fx det kropslige element.

Suchman, Situated action

En tekst der kommer rundt om emnet handling, og hvad der sker når vi gør noget. Vanskelig til gængelige. En opfølgning på denne beskrivelse følger formentligt.

Doughnut
Wenger

Artiklen giver en model for Knowledge Management. Den ser viden som en strategisk parameter, der skal styres som alle andre væsentlige organisatoriske parametre i en virksomhed. Modellen er baseret på en doughnut - et hjul, der tager afsæt i strategien, opstiller videndomæner, fællesskaber for vidensdelen, praksis for anvendelse af viden for herigennem at opnå performance, som igen bruges som læring, der skal deles og ses i et videre perspektiv, der kan påvirke strategien.

Situated action - revisited

Suchman. Jeg er nødt til at indrømme at jeg stadig finder det umuligt at finde hoved og hale i den tekst!

Situated cognition, and the culture of learning

Situated cognition, and the culture of learning
John Seely Brown, Allan Collins, Paul Duguid

Forskellen mellem at lære og at gore tydeliggøres gennem talemåderne know what og know how. Mange didaktiske metoder bygger på en adskillelse mellem viden og gøren, hvor viden opfattes som en selvstændig substans der er uafhængig af den situation hvor den anvendes.

Læring af et emne der foregår uafhængig af en autentisk situation overser den måde forståelse opstår gennem konstant situeret brug.

Forståelse af et koncept, som betydningen af et ord, er altid under forandring (under construction)

Værktøjer deler en række betydelige egenskaber med viden: Man forstår dem først fuldt ud når man anvender dem. Brug af dem medfører både ændring af brugerens syn på omverdenen, og adopterer den kultur hvor de anvendes.

Læring og handling er interessesandt nok svære at skelne. Læring er en kontinuert livslang proces som sker ved at handle i situationer.

Fordi værktøjer, og den måde de anvendes på afspejler de samlede erfaringer fra det miljø hvor de er udviklet, er det umuligt at anvende et værktøj korrekt, uden at kende det miljø hvor det anvendes.

Aktivitet, koncept og kultur hænger sammen.

Læring er en betydelig måde, tror vi, en (process of enculturation)

Fra et meget tidligt tidspunkt, og løbende gennem livet, tilegner mennesker, bevidst og ubevidst, opførsels- og værdi-systmer fra nye sociale grupper.

Fordi det er let (for studerende) at lære hvad der er rigtigt og hvad der er forkert i forskellige sammenhænge (i modsætning til at beskrive det) overses denne vigtige proces, og det bliver uklart at det man opfatter er et produkt af dem omgivende kultur, snarere end et produkt af undervisning.

Den måde skoler bruger ordbøger eller matematikformler er meget forskellig fra den måde fagpersoner anvender dem.

For at lære rigtigt, er det vigtigt at blive udsat for autentiske måder at anvende det som skal læres. (i kontrast til den måde der ofte undervises på, uafhængig af den praksis hvorfra emnet normalt anvendes i den virkelige verden)

I skolekulturen lærer man at gebærde sig i skolen, og succes her siger lidt eller ingen ting om succes andre steder.

Man kan lære ved at gå i lære, eller ved at gå i skole.

At gå i lære kræver ikke en store kvalitativ ændring i normal opførsel. At gå i skole derimod udsætter eleven for skolens kultur, mens der undervises i andre fagligheder.

At lære på traditionel skolemaner, er skrøbelig i den virkelige verden hvor virkelige problemer ikke kommer via lærebøger.

Mange skoler baserer sig på problemløsning, og værdsætter ikke den opfindsomhed og tankegang som mange elever bringer med sig. Dermed nedvurderes ikke bare individuel tankegang, men hele den opfindsomme problemløsningsproces.

Autentisk aktivitet er vigtig fordi det er den eneste måde at få adgang til det ståsted hvor fagfolk agerer meningsfyldt og målrettet.

Aktivitet tilbyder også erfaring som simpelthen er vigtig for efterfølgende handling.

Opdagelsen af sammenhænge ved deltagelse i aktiv opgaveløsning kan effektivisere den efterfølgende opgaveløsning. Det ses blandt andet ved evnen til at løse opgaver der ikke kan beskrives uden at være i situationen. Det er ikke bare læring, men også viden der er situeret (Jeg kommer til at tænke på dem der kun kan huske en cifferkode hvis de står ved et tastatur)

Cognitive apprenticeship methods forsøger at inddrage i kulturen gennem autentiske øvelser via aktivitet og social interaktion.

Bannon, Bødker: Constructing CIS

• Intro
  
• Putting information in common
  
• Dimensioner i CIS
  
• Formulere dimensioner i CIS 
  
• Konklusion
  

Intro

Teksten ser på forhold omkring CIS ud fra forskellige brugsvinkler – åben/lukket, realtid eller ej – gennem eksempler.

Putting information in common

Teksten fokuserer her på det at indhold på et CIS i en eller anden form skal ’udstilles for fællesskabet’. Her er varianter som tangible/external indhold der kan beskrives grundigt  kontra  indhold der er til genstand for fortolkning. Herunder tidsaspektet – deler vi indholdet realtime eller skal det kunne bruges til noget på et senere tidspunkt i en anden kontekst.

Dimensions in CIS

Her refererer teksten primært til andre kilder indenfor feltet ift definitioner af indholdet i et CIS.

Åbent og ’bøjeligt’

Kilder der ser at fælles arbejde i CIS kræver aktiv deltagelse i konstruktionen, samt fortolkning hos deltagerne. Et CIS kan her altså ikke være ’self contained’, men kræver involvering, diskussion

Afgrænset og uforanderligt

Se på indhold i CIS som ’boundary objects’ eller ’immutable objects’ – elementerne er altså afgrænsede, lukkede og det er op til deltagerne at fortolke dem efter deres behov.

Formulere dimensioner i CIS

Citat: No representation – is either complete or permanent. Rather, any description is a snapshot of historical processes in which differing viewpoints, local contingencies and multiple interests have been temporarily reconciled. – Gerson and Star 1986

Bannon/Bødker foreslår to aspekter ved CIS: Samtidig et åbent system for communities of practice OG et system med afgrænsede objekter…

1. CIS i et fælles arbejdsrum: Eksempel – trafikkontrol rum i lufthavn – her er vi realtime, ingen tid til at pakke informationerne – deltagerne må satse på at de andre tolker rigtigt > derfor meget fysisk og direkte kommunikation

2. CIS ved distance: Da arbejdet er opdelt gennem fysisk adskillelse er der behov for at ’pakke’ informationen med den kontekst den er skrevet i.

3. CIS – åben for nogen, lukket for andre: En case om offentlighed i forvaltning – noter bliver ikke registreret med alle tilgængelige data (hvis de ikke kan tåle akt-indsigt) – her bliver fx informationsafsenderens identitet, som en del af tolkningen af informationens betydning vigtig

4. CIS med human mediators: Her optræder en rådgiver/specialist uden for CIS-systemet som en fortolker-hjælp for brugerne af den viden der ligger i systemet

5. CIS på WWW: Her ser forfatterne et stort paradoks – ekstremt åbent system (ALLE) betyder at informationen skal pakkes under hensyntagen til et ekstremt stort antal mulige fortolkninger

Orr

Sharing Knowledge, Celebrating Identity
Community Memory in a Service Culture

Orr, Julien

Tekniske problemer (I artiklen relateret til kopimaskiner) kan opdeles i ren tekniske problemstillinger og problemer knyttet til den sociale relation; mand/maskine relationen, dvs i anvendelse af maskinen.

Diagnostisering af problemer kan være vanskelig og kan også bero på en sprogbarriere mellem
Tekniker og bruger.

Den praktiske del af vedligeholdelsen af maskinen inkluderer en række områder, som er nødvendig viden for teknikere. Denne viden omhandler muligheden for at kunne udføre ting uden at man er i stand til at forklare dem fuldt ud, men også evnen til at lære dem ud fra en teoretisk forståelse af opgaven.
Viden skal beskrives og der skal kunne skelnes mellem hvilke detaljer der er nødvendige at have med og hvilke der kan udelades.
Hverken nødvendig viden eller formel viden er i alle situationer tilstrækkeligt til at kunne løse et problem.

Praktiske detaljer, herunder nødvendig (tavs) viden er deles af den information, der cirkulerer i det praktiske samarbejde. Den generelle erfaring beriger viden med det der ikke kan forklares uden anvendelse af praksis. Historier fra praksis indeholder bla. detaljer, short cuts, how to etc.

Maskiner er en del af hverdagen og de udfører sociale funktioner og fordrer bestemt menneskelig adfærd – dette øger kompleksiteten af servicekald.

Servicedokumentation laves for teknikerne og er ikke komplet, men indeholder designernes vurdering af hvad der er væsentligt at vide.
Deduktiv dokumentation er baseret på et beslutningstræ. Udvalgte test skal udføres at teknikerne og resultaterne vil give en reparationsprocedure. Succesen afhænger af hvor gode designerne har været til at forudse hvilke problemer der kan opstå. Samtidig er det vanskeligt at få indarbejder justeringer i dokumentationen som følge af ændringer
Erfaringer fra praksis kan først indarbejdes når de er dukket op – dvs efter problemet er opstået.
Instruktioner skal gives ud fra den givne situation, men konteksten er ikke stabil.

Dokumentationens succes afhænger fa ovenstående, men også at de personer der skal anvende dokumentationen.

Leverandørens og teknikernes mål er at kunden er tilfreds, så aftaleforholdet fortsætter. Med de automatiske test til afdækning af fejl bliver teknikernes opgave i højere grad at kunne løse sjældnere forekomne fejl og teknikerne har netop på dette område behov for at dele deres viden. Dette vanskeliggøres at testdelen ikke er dokumenteret.
Behovet for vidensdelen skal et vidensfællessskab. Der er alle grunde til at dele viden og stort set alene personlige motiver til ikke at ville gøre det, men det betyder så samtidig at man ikke kan fortælle om hvad man har lavet.

Der er også praktiske grunde til at dele viden i casevirksomheden. Arbejdsområdet er opdelt i distrikter og der er til hvert distrikt tilknyttet et antal teknikere. Der er således en fælles fordel i at kopimaskinerne serviceres ordentligt, da man ellers møder en ikke vel-serviceret maskine næste gang man kommer, hvilket kan give utilfredse kunder.

At dele viden sker også ud fra en generel faglig interesse hos teknikerne og ud fra et ønske om at signalere at man gør et godt stykke arbejde.
Viden delingen sker bl.a. via fortælling af historier/erfaringer. For at dette er succesfuld kræver det en vis grad af fælleskultur mellem afsender og modtager, 3 principielle punkter ifm historiefortælling er:- Ideen med at bruge historien til at skabe forståelse for en uklar situation
- De fortalte detaljer skal være væsentlige for modtagerne
- Fortællingen er situationsbestemt ift hvad sagen kræver.

Herefter giver artiklen et eksempel på hvordan en historie kan fortælles forskelligt i forskellig kontext – et væsentligt punkt fra fortællingen er: Hvis det ikke er i stykker, så reparer det ikke!
Det er vigtigt at få tilhørerne til at se problemet i fortællingen, at få dem til at se bort fra ”sløring”problemer, således at de får øget deres viden om hvordan kopimaskinen fungerer.
Dette er det væsentlige i teknikkernes erfarings fællesskab.

Der findes ikke altid en kendt løsning på et problem. Ved at udnytte forskellige teknikeres viden kan der på baggrund af erfaringer stykkes en løsning sammen bid for bid, til der tegner sig et billede.

Artiklens side 186+187 mangler artikelsamlingen….

Heath and Luff

COLLABORATION AND CONTROL:
Crisis management and Multimedia Technology in London Underground Line Control Rooms.

Heath and Luff

Artiklen diskuterer muligheden for at anvende kendt udvikling fra det sociologiske område, såsom analyse af organisatorisk styring og socialt samspil, som basis for design og udvikling af værktøjer og teknologi til at understøtte samarbejde.
Artiklens gennemgående Case er et kontrol rum i Londons undergrundsbane.

1. Introduktion
Der er de seneste år sket en markant udvikling i teknologier, der skal understøtte samarbejde mellem forskellige brugere i en organisation – løsningerne dækker et bredt felt: fælles teksteditorer til løsninger der understøtte møder og beslutningsstøtte. Som følge heraf er der sket en hel del forskning der drejer sig om social organisering af personale styring i teknologistøttede samarbejdsmiljøer. Artiklen tilstræber at bygge en bro mellem den naturalistiske analyse af samarbejdet i den virkelige verden og designet af den teknologi der skal supportere CSCW.

2. Metodiske overvejelser
”Traditionelt” design tager udgangspunkt i bruger-maskine interfacet.
If. CSCW sker interaktionen mellem forskellige personer mens de koordinerer en række opgaver og anvender forskellige værktøjer og der skal i designet tages udgangspunkt heri. Som følge heraf bliver det vigtigt at studere forholdene i den virkelige verden og dermed bevæge sig væk fra laboratoriestudier af viden.
Forfatterne peger på at den naturalistiske metode, som er kendt fra sociologien kan anvendes til at studere hvordan samarbejde på det interpersonelle område organiseres, med det mål at studiet på længer sigt kan give en tilgang til brugercentreret design

3. Teknologien i kontrolrummet.

Aktørerne i kontrolrummet:
Linie Controller: koordinerer fra dag til dag togtrafikken på linien. Hvis der er problemer eller krise, kan der være en ekstra Linie controller i rummet.
Informations assistent: ansvarlig for information til passagerer og ledere på stationerne.
Der kan også være en Informations assistent trainee.
Information til passagerer sker via et public systemet, hvor meddelelsen gives fra informationsassistenten til passagererne.

Linie kontroller og Informationsassistent sidder sammen ved en halvcirkulær konsol, med udsyn til et fast billede af togenes bevægelser på linien. Konsollen har en lang række tilgængelige værktøjer, bla. telefoner, radiokontakt til togførere, kontroltast til public informationssystemet, lukket kredsløb tv. Al information er tilgængeligt for begge parter.
Togtrafikken er koordineret via tidstabeller, som er papirbaserede.
Togene kører som en regelmæssig service, med korte intervaller

I de følgende afsnit kommer en lang casebeskrivelse – her opsummeres alene nogle hovedpunkter:


4. Stjålen monitorering og relaterede aktiviteter
Linie Controller og informations asssistent følger med i hinanden områder, hvilket giver mulighed for at koordinere specifikke opgaver/aktiviteter og levere hurtigt information til passagererne. Informationen kan ved denne arbejdsform blive både situationsbetinget og kontextafhængig, eksempelvis. Controlleren er i dialog med en togfører, informations assistenten lytter med på samtalen og kan hurtigt anvende denne viden til information til passagerne på en given station.
Da Informations assistenten har tilgang til amme informationer som Controlleren, kan IA anvende disse til at forstå Controllerens tiltag hvilket bringer IA i stand til meget hurtigt at give passagererne en retvisende information.
Der udfører mange aktiviteter i parallel; mens en aktivitet udføres, monitoreres andre forhold.
Det er essentielt for arbejdet i kontrolrummet, at alle har tilgang til samme information og at man følger med i hinandens arbejde, mens man udfører sit eget. Trods tilgang til samme information og det at man kigger hinanden over skulderen, overholdes og respekteres balancen mellem Controller og IA’s respektive fagområder.
Værktøjerne anvendes ikke altid helt som de oprindeligt er tænkt, men som det nu passer bedst ind i arbejdet.

Oplæring af nye kollegaer sker i vid udstrækning i selve kontrolrummet. Personer der ikke tager initiativ og forstår at have mange aktiviteter i gang samtidig, består ikke. Kollegaerne skal være i stand til at håndtere et meget tæt samarbejde. Faglig viden ses som toppen af isbjerget, men de personlige egenskaber og udførelse af de praktiske aktiviteter i kontrolrummet er alt afgørende for succes.

5. Synlig udførelse af aktiviteter.
Ændring i tidstabellen er en af de mest kritiske aktiviteter i kontrolrummet og en ændringer afføder en kaskade af andre ændringer i og udenfor kontrolrummet (f.eks. ændring af personaleplaner). Disse aktiviteter udføres under højt tidspres.
Controllene taler ofte højt for sig selv under udførelse af disse aktiviteter – det betyder at IA kan følge Controllerens tankerække og handlinger på meget tæt hold og dermed hurtigt kan drage nytte af denne viden i sine egne aktiviteter. Den information der stilles til rådighed via værktøjerne er intelligent og pålidelig, hvilket er vigtigt for de meget fælles aktiviteter.

6. Overblik over det lokale miljø af hændelser og aktiviteter.
Udover at følge kollegaen arbejde for at kunne udføre egne aktiviteter, bruges det også til ”look-up” i forhold til kollegaen, hvilken bruges i situationer hvor en har overset et muligt problem inden for hans arbejdsfelt.
Visuelle udtryk bruges også til at skabe opmærksomhed – der afbrydes ikke men gøres f.eks. ved brug af tegn opmærksom på en evt. uregelmæssighed eller ny information. Begge parter er forpligtet på at give hinanden information om observerede afvigende forhold, men det tager ikke over, gør blot opmærksom på at der evt. kan være et issue. Dette kræver meget tæt samspil mellem personerne i kontrolrummet. Deres commitment til at følge med i hinandens opgaver, men også at respektere deres rettigheder og ansvarsområder er alt afgørende for at kontrolrummet fungerer.

7. Tilpasse opgaver og koordinere aktiviteter
Uden det meget tætte samarbejde vil der være risiko for fejlagtige beslutninger og misinformation af passagerer og stationspersonale.
Kollegaerne er ikke alene forpligtet på at udføre egne opgaver, men også at gøre dem synlige og tilgængelige for de andre i kontrolrummet.
Praksis med at dele opmærksomhed og give information er forhold der gør personalet i stand til at opfylde deres individuelle ansvar og opgaver og at kunne få det koordineret med hinanden.

Den systemmæssige information er afhængig af at den løbende opdateres, så den er retvisende. Det er af stor betydning af informationen er tilgængelig for alle og at alle har den samme information.
Teknologien er kritisk som medie for synliggørelse af aktiviteterne.

Det tætte samspil i kontrolrummet gør det vanskeligt at skelne mellem det individuelle og det fælles, når arbejdet i rummet skal vurderes.
Grænserne mellem de individuelle og fælles opgaverne bliver uklare, trods klare retningslinier for beføjelser og ansvar.

Der er et flow mellem
- privat og offentligt
- individuelt og fælles

8. Design af værktøjer der kan supportere samarbejde
Arbejdspraksis giver implikation for design af teknologi/værktøjer, eksempelvis er en skærm med visning af linien vigtig for at alle har et fælles billede at man kan se hvad den anden part fokuserer på - dette ville forsvinde hvis linie billedet var lagt ned på den enkelte skærm.

Den organisatoriske kultur er designet efter at ændringer i tidstabellen omgående skal være synlige for alle andre i og udenfor kontrolrummet.
Designet er baseret på at der er få personer i kontrolrummet – med flere personer vil det ikke være muligt at følge hinandens arbejde så tæt.
Som teknologisk forbedring er der tænkt i at overføres tidsplan ændringer til skærm med skærm-pen, så det hele kan gøres elektronisk men alligevel synligt.
Det er vigtigt at personalet i kontrolrummet involveres i analyse af forbedringsmulighederne for at sikre at det kan anvendes i praksis.
Et generelt problem ved design af CSCW løsninger er hvordan der kan skabes en transperant overgang mellem det individuelle og det fælles arbejde. Hvis teknologien skal understøtte samarbejde, skal designet tage højde for offentlig som delt natur i visse aktiviteter.

Hvis detailanalyse af arbejdspraksis relateret til samarbejde og brug at værktøjer og teknikker kan bidrage med indsigt til brug for design af CSCWløsninger, bør det være muligt at fastlægge en metodisk ramme der kan facilitere processen. Ved at anvende principper den socio-organisatoriske lære bør man kunne undgå nogle af de faldgrupper der indtil nu er set ved implementering af løsninger.

Taking CSCW seriously

Kjeld Schmidt and Liam Bannon
(et rigeligt langt resume)

CSCW blev præsenteret i 1984 af Irene Greif og Paul Cashman.

En tværfaglig tilgang til at støtte arbejde med computere.
Meningen med ordene i begrebet blev ikke fremhævet, og der har siden da været en debat om hvad begrebet egentligt dækker.
På et tidspunkt et paraplybegreb hvor alle discipliner kunne diskutere design af computersystemer og deres brug.

Mange forskere har efterhånden accepteret Bannon og Smidts (forfatterne) forslag til en alternativ formulering: "CSCW should be conceived as an endeavor to understand the nature and characteristics of cooperative work with the objective of designing adequate computer-based technologies"

1. Conceptualisering af CSCW

Et forskningsområde relaterer sig til et problem. "Hvad er problemet som forskere der arbejder med CSCW fokuserer på?" Er det fokuseret når også mailsystemer, præsentationsprogrammer mv er dækket af termen?

2.1
Ny teknologi og kommunikation ændrer måden vi arbejder på, men CSCW fokuserer på den overordnede begreb "Cooperative Work" uafhængig af graden af teknik indblandet.
CSCW er rettet mod designet af systemer til støtte af samarbejde i alle dets former.
Derfor ser CSCW på karakteristika (og behov) ved samarbejde i modsætning til individuelt arbejde.
Det handler om systemer til støtte for samarbejde.

Karakteristiseret ved eks:
• Samarbejde
• Koordination
• Flexibilitet
• Forståelse

Forskningsområdet involverer mange discipliner og fællesskaber.
I forfatternes øjne er det først og fremmest et design og forskningsområde. "Enter, and you must change"
For at blive taget seriøst skal opdagelserne være beskrivende men konstruktive (not descriptive but constructive)
Ikke nogen specifik undersøgelsesstrategi.

2.2
"CW" virker forvirrende. Der er mange former for samarbejde.
Cooperative, collaborative and collective er svære at adskille da definitionerne er flyder sammen eller begrænser til et for snævert felt.
2.2.1
Griet og Cashman valgte Cooperative work, og begrebet ser ud til at passe godt med den aktuelle opfattelse af CSCWs kontekst.
Begrebet har rødder tilbage til 19. århundrede, hvor det blev brugt til at definere arbejde hvor enkelt-personer arbejder sammen på en bevidst måde.
Samarbejde er mere fælles afhængighed end blot end blot deling af resurser. Mutual dependant in work betyder at A er positivt afhængig af kvaliteten og leveringen (timeliness) af B's arbejde og omvendt.
Derfor udføres en række sekundære aktiviteter for at mediere og styre samarbejdet.

Hvem gør hvad, hvornår, hvordan, hvilken kvalitet osv.
Desuden er man nødt til at artikulere (dele, allokere, koordinere, planlægge, blande, sammensætte osv) sine individuelle aktiviteter
- et overhead i forhold til individuelt arbejde, men nødvendigt fordi opgaverne ikke kan løses af en enkeltperson.
Flere (grieff) taler om "Group work" i stedet for "Cooperative work", men det er en mere diffus definition.
Også begrebet fælles mål (shared goal) er mudret og diffus.

Karakteristika:
• Samarbejdende "ensembler" er enten store eller en del af store ensembler
• Opstår og forsvinder, ofte i takt med opgaverne
• Medlemskab er ikke stabile og nogen gangen svære at afgøre
• Interaktionsmønstre skifter ofte ud fra behov
• Cooperative work er distribueret i rum og tid
• CW er distribueret logisk
• Der er normalt ingen "allestedsværende"

Samarbejde er ikke et mål i sig selv, men ofte en reaktion på tekniske nødvendigheder eller økonomiske behov.
Virksomheder kan have flere cooperative work processer i gang uafhængigt af hinanden, lige som de kan være involveret i CW-processer der går på tværs af mange virksomheder. Eksempelvis dynamiske virksomhedsprocesser som Just in time og Total Quality Control.
Produktionsvirksomheder må være klar til at tilpasse sig dyniske ændringer i markedets behov.

Computer Integrated Manufacturing (CIM)s rolle er at forbinde og skabe informationsbehandling mellem funktioner som design, produktion, planlægning, indkøb, salg, distribution mv.
Sådanne systemer bør opfattes som CSCW, men CSCW miljøet har næsten ikke arbejdet med feltet.
Også feltet Office Information Systems (OIS), der handler om mere effektivt at designe systemer til håndtering af store dokumentmængder bør opfattes som CSCW.

Alt i alt ønsker forfatterne at adresse alle steder hvor CW forekommer, uanset hvor. Det kan være CIM, OIS, Computer Aided Design (CAD), computer Aided software enginering (CASE) der alle er vigtige felter.
Men ikke bare steder hvor opgaver er givet til en relativ lukket gruppe, selvom begrebet gruppe og gruppearbejdet peger på særlige type af CW hvor dette ofte er tilfældet. Derved overses steder hvor en større og mindre veldefinerede grupper arbejder sammen, hvilket ofte er tilfældet inden for de ovennævnte kategorier af systemer.

2.2.3 articulation work

CW opstår simpelthen fordi der ikke findes en allestedværende eller almægtig agent.
CW kan opstå ud af forskellige behov:
• "augmented" hvor flere der samarbejder kan mere end hvad der vil være muligt for individuelle
• "kombinere specialiserede aktiviteter" hvor flere samarbejder med forskellige specialiserede opgaver
• CW kan give mulighed for flere forskellige strategiske problemløsningsstrategier.
• CW kan give mulighed for anvendelse af flere perspektiver og opfattelser af et givent problem
CW er i princippet distribueret beslutning hvor folk arbejder forskelligt.
Samtidig, pga. af den afhængighed som tidligere er beskrevet, er det nødvendigt at holde styr på arbejdet og lede det (manage)
Articulationwork er en integreret del af CW, en form for koordination
For at kunne artikulere de distribuerede aktiviteter i CW kræves passende kommunikationsmidler. Det kan være fildeling, fælles "view", email, konferencefaciliteter der alle "øger båndbredden" og gør det hurtigere at kommunikere.

I små grupper kan man ofte klare sig med dagligdags kommunikation, mens det i større grupper ikke er nok. Kravene til artikulationsarbejde er større.
Der anvendes interaktionsmekanismer for at gøre det mindre komplext:
• Organisationsstrukturer (formelle og uformelle)
• Planer, skemaer, kanban-systemer
• Standardprocedurer
• Konceptualiseringsskemaer som taxonomier

Også disse mekanismer kan i sig selv kræve artikulationsarbejde for at fungere, idet de ikke kan tage højde for alle situationer

2.3 Hvorfor CSCW nu?
Mange vil nok have svært ved at få øje på det nye. Det er snarere den aktuelle ændring organisationerne hvor arbejdet sker, der er er med til at skubbe til CSCW som et felt.

Kravene til moderne organisationer kræver at potentialet i cooperative work udløses. Samtidig giver computer og netværkskapacitet et grundlag for at lave systemer der understøtte dette. De nye samarbejdsformer (CW) byder på udfordringer i forbindelse med udvikling systemer der skal understøtte dem.
Ofte har systemer udviklet uden tilstækkelig opmærksomhed på CW medført problemer ved implementering.

3.1
Mange steder er der en kontrast mellem den traditionelle organisering med ledelseshierarki, de beskrevne informationsstrømme og den måde opgaver løbende fordeles og genforhandles i en dynamisk hverdag.
En forskel mellem formelle procedurer og uformelle procedurer. Dette understreges af "arbejd efter reglerne" aktioner ofte medfører at arbejdet mere eller mindre går i stå.
Til trods for dette, var mange tidligere computersystemer designet ud fra en antagelse om at formelle regler og procedurer blev overholdt. "Automating a fiction"

Ser kun informationsflow, og overser artikulationsarbejdet der gør dette flow muligt.
Nu et mere rigt billede fra antropologer mv.
Systemer skal kunne håndtere "inkonsistente procedurer", idet disse er udtryk for forskellige meninger om almindelige opgaver.

En del praktiske eksempler på problemer, når der kun designes ud fra officielle procedurer
Systemer skal altså ud over den nøgne funktionalitet, tilbyde faciliteter der giver brugerne mulighed for at håndtere opgaver mere frit.
Et CSCW system skal tilbyde to niveauer af sprog. Systemet skal ikke være det eneste sted hvor kommunikation kan foregå, men skal understøtte at det kan foregå uden for systemet også.

Robinson foreslår begreberne Formel og kulturelt niveau. Forfatterne har dog visse forbehold for begreberne.

Man kan argumentere at problemet med at modellere organisatoriske procedurer og strukturer i computersystemer ikke er at de er fiktive, men nærmere at de tjener en heuristisk funktion ved at identificere begrænsninger, fæller mv.

Suchman siger noget i retning af: Planer er ressourcer, men bestemmer ikke i høj grad retningen. Netop det faktum at de ikke er præcise procedurer gør at de kan være effektive ressourcer.

Procedurer er ofte for stive til flexible organisationer. Men vil oftere end ikke bære information om funktionelle krav til processen lige som de kan indikere prioriteringer og styre uden om faldgrupper.
Men procedurer er nærmere vage formuleringer der skal fortolkes og implementeres, måske endda improviseres ud fra. Derfor bør organisatoriske modeller i CSCW opfattes som ressourcer for kompetente og ansvarlige medarbejdere

Systemer bør gøre den underliggende model tilgængelig, og understøtte brugen af og tilpasning af modellen til de givne situationer.
Et system skal tillade ændring af den underliggende model i takt med ændring i organisationens behov. Disse emner er vigtige for fremtiden for CSCW-forskningen og vil rejse vigtige spørgsmål for den kommende forskning.

3.2 Supporting the management of common information space (CIS)
En alternativ tilgang (i forhold til procedurer og workflow beskrevet oven for) er at lade medlemmerne arbejde uden begrænsninger fra beskrevne procedurer, men i stedet tilbyde samarbejde om opgaverne gennem et common information space.
CIS kan eksempelvis indeholde en fælles database hvor data gemmes og hentes, men hvor data må fortolkes når de skal anvendes.

3.2.1 The role of interpretation work
En fælles database er ikke et CIS i sig selv. Der skelnes mellem den fysiske bærer af information og dets mening. Et CIS dækker de artefakter der er tilgængelige for aktørerne i CIS og den mening der tillægges disse artefakter.
Deling af information mellem aktører er sjældent et problem. Men fortolkningen kan udgøre en udfordring.
Begreber kan eksempelvis tillægges forskellig betydning i forskellige afdelinger.

Et CIS kan ikke bare konstrueres ved at udvikle en ordbog. Et CIS forhandles og etableres lokalt, af den involverede aktører.
Eksempelvis et møde hvor de enkeltes opfattelser af hvad tegn på whiteboard, og lydbølger reelt betyder skabes i mødets fælles informationsrum gennem spørgsmål, kommentarer mv. Betragter man efterfølgende tavlen vil man kunne uddrage en eller anden mening, men ikke tilpasse denne opfattelse ud fra de øvrige deltageres opfattelse.

Bregrebet CIS er ikke shared view hvor aktører opfatter det samme objekt på samme tid, og opfatter ændringer samtidigt. Det er ikke objektets menings hos aktørerne som er delt. Fortolkning foregår samtidigt.
Shared view er interessant i CSCW sammenhæng, men er kun en lille område inden for cooperative work



The distributed nature of cooperative decision making behandles ikke så meget i CSCW sammenhænge, men er præcist det som udgør de fleste CW aktiviteter.
Samarbejde i arms-længde afstand. Computersystemer skal understøtte den samlede konstruktion af et fælles informations rum (CIS)

"Uniform, complete, consisten, up-to-date integration" er næppe realistisk i en fælles håndbog.
Det er nødvendigt at aktører der tilgår håndbogen skal fortolke informationen.

3.2.2. The distributed nature of cooperative work
Der er udfordringer i at lave en håndbog.
Folk kompenserer for kollegers måde at anskue og gøre tingene på (bias) (kildekritik). Derfor er informationens oprindelse vigtig (Billede, navn eller titel?)

Kan beslutningsprocessen formidles?

Kan konteksten for beslutningen formidles?

Information er ikke uskyldig og upartisk.
Et organisationsperspektiv der anskuer en organisation som en blanding af samarbejde og konflikt, synlig og usynlig er nok mere anvendelig en traditionel rationel perspektiv
Organisationer er nærmere en koalition af individualister, motiveret at individuelle interesser og med individuelle mål.
Størstedelen af den information der håndteres i de fleste organisationer er udsat for misrepresentation fordi den håndteres i en kontekst hvor mål, interesser og motiver er forskellige. Informationsejerskab er et overset emne i det meste af CSCW litteraturen

Grudin: Groupware og social dynamics, 8 challenges

Groupware og social dynamics
8 challenges for developers - Jonathan Grudin, 1994

Grudin ser på udviklingen fra tidligere mainframe og enkeltbruger systemer til design af groupware, og kommer med 8 forhold der giver særlige udfordringer I designet af løsninger.

Hvor er groupware i udviklingsuniverset: Grudin ser det som et sted mellem mainframe udvikling der har haft hele organisationer som perspektiv, og enkeltbruger systemer (fx tekstbehandling) der har haft fokus på forholdet mellem bruger og maskiner. Groupware er kommet til siden og aktørerne omkring groupware er præget af de to andre verdener.

En grundlæggende udfordring for groupware er, at organisationers ledere og systemudviklere er vant til de to andre perspektiver. Fx at det historisk har været normalt at se udviklingen af et mainframe system som noget der påvirkede hele organisationen og kunne gennemtvinge forandringer i processer og organisering.

Grudin opstiller 8 særlige udfordringer ved groupware udvikling:
1. Kløft mellem indsats og udbytte for den enkelte
2. Kritisk masse mangler for at opnå gruppedynamik
3. Angriber/nedbryder eksisterende sociale processer
4. Håndtering af afvigelser
5. Groupware funktioner bruges sjældnere hvilket stiller højere krav til nem tilgængelighed
6. Svært at evaluere succes af groupware produkt
7. Udvikleres intuition fungerer ikke for groupware
8. Sværere at implementere i arbejdspladsen

Ad 1 – kløft mellem indsats og udbytte
Mange groupware systemer giver for meget benefit til en enkelt bruger (mødeindkalder, projektleder osv) på bekostning af, at andre gruppemedlemmer skal yde en større indsats for at systemet giver udbytte – fx altid holde sin kalender opdateret, eller indtaste tidsforbrug i projektsystem..

Sammenlign med enkeltbrug: Her opstår problemet slet ikke, fordi brugeren får direkte benefit af egen indsats
Sammenlign med organisation: Et stort dyrt system vil ofte få ledelsen til at sikre ved særlig indsats, at systemet kommer til at fungere fx ved at tilpasse organisation og roller omkring systemet
Løsning: Forsøge at designet systemet 1)kræve mindre indsats af gruppemedlemer hvis muligt (svært), 2) design tillægsfunktioner der giver gruppemedlemmer fordele – fx indflydelse på dagsorden ved møde, som man skal deltage i

Ad 2 – kritisk masse mangler for at opnå gruppedynamik
Benefit opnås i sagens natur først, når alle relevante medlemmer af en gruppe bruger systemet – selv enkelte ikke-brugere kan ødelægge den samlede benefit. Risikoen er at ’early adaptors’ har forladt systemet igen, hvis der ikke tidligt nok opnås kritisk masse.
Undersøgelser viser, at hvis alle bruger systemet ud fra egoistisk betragtning (ikke yde, kun nyde) vil ingen få udbytte af systemet, og måske være stillet ringere, end hvis der var tale om enkeltbruger-systemer.

Sammenlign med enkeltbruger: Problemet eksisterer ikke
Sammenlign med organisation: ledelsen kan forcere at alle bruger systemet – fx ved at fjerne alternativer
Løsning: Forsøg at mindsk den nødvendige indsats, indbyg incitamenter til øget brug, vis mulige anvendelsesmåder der giver større benefit

Ad 3 – Angreb på eksisterende sociale, politiske og motivationsfaktorer
Risikoen er, at der designes systemer hvis anvendelse ikke passer til bestående sociale normer, hvad der anses som acceptabel adfærd. Eksempel – et fejlrapporteringssystem, der samtidig krævede at chefen fik besked, når man rapporterede en fejl, resulterede i, at ingen rapporterede fejl længere.
Et andet perspektiv herpå er, hvis brugergrupperne er meget forskellige og har forskellige normer – kunne fx være produktionsarbejdere kontra akademikere.

Sammenlign med enkeltbruger: ikke afgørende problem, udover eventuel sideeffekt af, at systemet i kan rykke på kompetence/rolle-balancen i en organisation (alle kan nu sætte en hjemmeside op), men det ser Grudin ikke som afgørende.
Sammenlign med organisation: Formål og målgrupper kendes ofte bedre her, hvilket gør det nemmere – omvendt er eventuelle konflikter værre her, da de griber dybere – groupware defineres som et ’low-conflict’ område.
Løsning: At erkende problemets eksistens og størrelse, samt at undlade den gængse opfattelse om ’rationelle’ arbejdsmiljøer er step 1. Derudover har udviklere brug for sofistikeret forståelse af brugernes arbejdsforhold. Intensiv inddragelse af repræsentative brugere understreges som meget vigtigt.

Ad 4 – håndtering af afvigelser i arbejdsgrupper
Arbejdsprocesser kan man enten se på som – hvordan det er meningen de skal være, og så hvordan de faktisk er. ’Arbejd efter reglerne’ er en effektiv metode til at få produktiviteten langt ned – design af groupware efter smalt definerede processer, kan ligeledes sætte tingene i stå.
Arbejds og procesbeskrivelser er for fattige. Mennesket har en høj evne til at håndtere fejl, afvigelser og improvisere, hvilket ikke kan beskrives.

Sammenlign med enkeltbruger: Enkeltbrugersystemer består ofte af en række ’handlings-atomer’ der gør det muligt for den enkelte at opbygge sin praksis og justere ved afvigelser via trial-error. At gøre det samme ved groupware ville være meget tidskrævende.
Sammenlign med organisation: Undersøgelser viser, at der ikke er stor sammenhæng mellem de organisatoriske strukturer og så (fag)gruppers faktiske arbejdspraksis. Empiri viste, at sygeplejerskers praksis var meget ens, på tværs af organisatoriske skel. Det er altså vigtigt, at designe systemer der de-kobler disse to forhold.
Løsning: Opnå forståelse for arbejdsprocesserne og gå efter systemer der kan skræddersys.

Ad 5 – Designe til sjældent brugte funktioner
Tendens til at ville lave groupware support for alt for mange ting – sandheden er, at de er et supplement til enkeltbruger-perspektivet.
a. Tilføj groupware funktionalitet til eksisterende enkeltbruger-funktionalitet
b. Lad groupware funktioner være ’beskedent designet’ (ikke påtrængende) – men dog skal de være kendte og tilgængelig for brugerne – en svær balance-gang.

Sammenlign med enkeltbruger: De fleste funktioner bruges ofte – udfordringen er mere at undgå en rodet overlæsset grænseflade
Sammenlign med organisation: Store mainframe/org. Systemer har oftest til sigte at understøtte funktioner der udføres ofte af målgruppen.
Løsning: hvis muligt, så tilføj groupware funktionalitet til allerede eksisterende og velkørende systemer, frem for at lancere nye store systemer isoleret til groupware. Som en ekstra krølle her er, at det kan kræve at eksisterende systemer træner brugeren trinvist i at udnytte groupware funktioner.

Ad 6 – Svært at evaluere succes af groupware produkter
Mange fejler metodemæssigt i evaluering af groupware. Hvor usability test kan sige noget og virke fint for enkeltbruger, vil det ikke afsløre den reelle brug på gruppeplan. Desværre mener Grudin også, at denne mangel går igen mange steder i groupware-branchen, hvor næsten ingen lærer af fejltagelser fra fortiden omkring løsninger, der ikke tages i brug – ofte pga nogle af de her nævnte 8 problemer om manglende benefit, sociale normer osv.

Sammenlign med single user: Nemmere at evaluere, fx ved usability test
Sammenlign med organisation: Løsninger bygget konkret til en organisation med et bestemt formål er som regel nemmere at
Løsning: Rekruttere de rette kompetencer til evaluering (fx antropolog, social psykologi), og sprede erfaringerne, så vidensniveauet indenfor feltet øges

Ad 7 – Udvikleres og beslutningstageres intuition duer ikke til groupware
Grudins erfaring er at især beslutningstagere ofte træffer intuitive beslutninger om groupware baseret på egne personlige erfaringer med enkeltbruger-systemer eller ud fra et for snævert benefit-synsvinkel: nemlig hvad leder-rollen (bredt set) får ud af det, men overser om det giver en ubalance i andre medarbejderes indsats for at løsningen bliver en succes.
På lignende måde er de ressourcer i udviklingsteamet der skal lave løsningen, i høj grad bias’ed af enkeltbrugersystemer – der er sjældent kompetencer, der ved noget om at studere gruppedynamik over tid.
Eksempel: use cases tager udgangspunkt i lederens behov – altså den der får mest benefit af at systemet bruges

Sammenlign med singleuser: intuition går bedre her
Sammenlign med organisation: mindre slemt, og der er midler til at træne og motivere (!) brugere til ønsket adfærd
Løsning: erkendelse hos beslutningstagere og udviklingsteams om problemet vil være et stort skridt til at justere måden der udvikles og besluttes på

Ad 8 – svært at implementere på arbejdspladsen
Det kritiske er graden af accept og ibrugtagning hos målgruppen. Hvor man kan acceptere kun delvis accept ved en enkeltbruger produkt, så vil hele successen i et groupware produkt være afhængig af at alle tager systemet i brug.
Grudin ser her på udvikler-teamet som frakoblet det at implementere produktet i en organisation.
Gode råd om implementering handler om at se på gruppens problemer, udvælge de rette piloter (brugere ikke beslutningstagere!), giv et klart billede af, hvordan gruppens hverdag vil se ud, når systemet kører fuldt ud for at motivere, lav træning der giv positiv effekt i arbejdsdagen, vær klar til at håndtere tidlig modstand ved at kunne adressere problemer og give support..

Sammenlign med singleuser: der er generelt ikke de samme problemer med ibrugtagning
Sammenlign med organisation: lignende issues, men udfordringen er at groupware er mindre synligt og får mindre ledelses-attention end store mainframe løsninger til en hel organisation


Grudin slutter af med at diskutere eksemplet e-mail – om hvordan man bør skifte fra et teknologi perspektiv til et arbejds perspektiv. Fx de forskellige roller der anvender email og til hvad, og hvordan det kan understøtte eller forstyrre den eksisterende organisationsstruktur.
Igen en stor understregelse af behovet for at forstå arbejdspraksis og gruppedynamik evt ved at lytte til kompetencetyper som fx antropologer.

Grudins generelle råd om groupware udvikling:

• Udvid brugen af et eksisterende singleuser system ved at tilføje relevante groupware funktioner (eksempel jeg tænker på her er hvordan sharepoint kan være en integreret funktion inde i MS Word)
• Find de nicher, hvor groupware fungerer godt ift organisationens eksisterende struktur og normer
• Fokuser på objekter frem for at modellere gruppeprocesser til en bestemt proces
• Find måder at give benefits til alle gruppemedlemmer – pas på kun at favorisere fx ledere
• Uddan ledere og udviklere om groupware forhold
• Skab basis for bedre beslutninger – intuition og trial-error er for dyrt og tager for lang tid